Hélios est maintenant installé dans la moitié des communes et des Trésoreries du département. Globalement la mise en route se passe bien mais nous allons observer une pause dans le redéploiement », annonce Henri Righetti, Trésorier payeur général du Jura. Histoire de permettre aux derniers venus de se mettre à niveau. Car si Hélios, nouveau logiciel comptable de la Trésorie ne modifie pas le plan comptable des communes, il oblige par contre à une très grande rigueur dans les enregistrements et même « à une certaine orthodoxie car cette première saisie sera l’unique saisie et aura un impact sur toutes les opérations qui suivront », précise Georges Portal, chef du pôle collectivités locales à la Trésorerie générale.

Avec Hélios, le maire peut également transmettre les ordres de paiement ou d’encaissement au comptable du Trésor public, en ligne ou par disquettes. Cette nouvelle forme d’échanges dématérialisés concernera bientôt les pièces justificatives (délibérations, factures, marchés, etc.). A terme, Hélios s’accompagnera d’un protocole d’échange standardisé (PES) permettant de se passer complètement de l’étape “papier”. Le PES se mettra en place sur la base du volontariat et la Trésorerie générale espère réaliser un test sur une collectivité dès cette année.

A ce grand saut dans la dématérialisation, les communes du Jura préfèrent, semble-t-il, la politique des “petits pas”. Le déploiement d’Hélios dans le Jura, commencé en novembre 2005, aurait dû être terminé au mois de septembre 2008 mais la Trésorerie a étendu son calendrier d’intégration jusqu’en 2009. Hélios concernera toutes les collectivités du Jura : 545 communes, 31 communautés de communes, une dizaine d’hôpitaux, les associations foncières, les syndicats mixtes, de voiries… Soit plus de 2 500 comptabilités dématérialisées, traitées sur un seul et même modèle, ce qui n’était pas le cas auparavant et qui simplifiera considérablement la tache des comptables. « Une nouvelle façon de travailler qui pourrait bien entraîner la fermeture de quelques Trésoreries locales », remarquent certains élus.

En temps réel
Autre nouveauté apportée par Hélios, la possibilité pour les élus de consulter leur comptabilité en temps réel en se connectant sur Internet. Ce 31 janvier, la Trésorerie générale a organisé une première formation pour les maires et salariés des communes leur expliquant les aspects pratiques de cette consultation sur Internet : connaître le niveau de consommation des crédits, savoir si un mandat ou un titre a été réglé, si un loyer a été encaissé, connaître le niveau de la trésorerie, interpréter les comptes tiers… « Les informations ne circulent plus dans un seul sens ; les élus peuvent venir voir ce qui se passe chez nous, remarque Georges Portal. La consultation de la comptabilité en ligne n’est pas encore rentrée dans les mœurs mais elle traduit un certain changement de mentalité, une ouverture de l’administration ».

Les conventions de dématérialisation
• Actuellement dans le Jura il existe 7 conventions sur des titres hospitaliers ou communaux passées entre la Trésorerie et les établissements concernés : Centre hospitalier Lons (2003), CH Dole-St Ylie (2003), Sictom de Lons (2003), Communauté de commune de Bletterans (2003), CH Louis Pasteur (2004), OPHLM Lons (2005), OPAC Lons (2005). Ces conventions sont validées par la Chambre des comptes qui autorise leur dématérialisation.
• Ainsi que deux conventions sur les payes signées en 2007 : payes département et payes CH Louis Pasteur.

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L’ordonnateur et le comptable
L’exécution du budget des collectivités locales est régie par le principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable. Ce principe général s’applique à l’ensemble de la comptabilité publique pour éviter les risques de fraude. L’autorité qui exécute le budget et donne les ordres de paiement pour les dépenses (mandats) ou d’encaissement pour les recettes (titres), est appelée l’ordonnateur. Dans les collectivités locales et leurs groupements, l’ordonnateur est l’exécutif (maire, président de l’EPCI, de la région, du département). Celui qui manie les fonds, appelé le comptable, est généralement un fonctionnaire du Trésor public nommé par le ministère du Budget et des Finances. Les comptables vérifient la régularité des mandats et titres et établissent chaque année le compte de gestion de chaque collectivité locale.

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Les enjeux
Les flux annuels émis par les collectivités au niveau national représentent une masse considérable de documents :
- 8 millions d’actes transmis au contrôle de légalité
- 98 millions de titres et 77 millions de mandats
- 58 millions de bulletin de paie
- des millions de pièces de marchés publics
- 500 000 documents budgétaires
- 1 million de comptes de gestion
- 2 millions de liasses de 3 kg chacune en stock dans les Chambres des Comptes, 200 à 300 euros de loyer annuel par tonne…
… soit 2 500 tonnes de papier correspondant à 140 hectares et un coût de 27 millions d’euros.