Depuis le 1er janvier 2009, tous les employeurs sont tenus de rembourser une partie des frais de transports publics engagés par leurs salariés. Par ailleurs, ils peuvent également prendre en charge, une partie de leur frais de transports personnels.
La Loi de financement de la Sécurité Sociale pour 2009 modifie les conditions de prise en charge des frais de transport domicile – lieu de travail.Le décret 2008-1501 définissant les modalités d’application a été publié le 30 décembre 2008 et rend ces dispositions applicables au 1er janvier 2009.
Frais de transports publics : remboursement minimum obligatoire de 50% des abonnements de transport L’employeur a l’obligation de prendre en charge les abonnements de transports collectifs (transports en communs ou service public de location de vélos) souscrits par les salariés pour se rendre de leur domicile à leur travail.
Cette prise en charge obligatoire s’effectue à hauteur de 50% du coût de l’abonnement (tarif 2e classe), mais rien n’interdit l’employeur de prendre en charge le coût de ces abonnements au-delà du taux de 50%. Par contre, cette prise en charge n’est pas due si le salarié perçoit déjà des indemnités ayant le même objet d’un montant supérieur ou égal.
Modalités de remboursement
La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise, ou à défaut à la présentation, des titres par le salarié. Les titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’établissement qui organise le transport. Lorsque le titre d’abonnement ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire (ex : service public de location de vélos), une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.
L’employeur procède au remboursement des frais dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.
Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement.
Frais de transports personnels : remboursement possible
L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d’alimentation des véhicules électriques) engagés par les salariés pour leurs déplacements domicile-travail :
• quand la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
• ou quand l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par les conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
La prise en charge de ces frais de transports personnels concerne les entreprises entrant dans le champ d’application de la négociation annuelle sur les salaires, par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans les entreprises ; pour les autres entreprises, par décisions unilatérales de l’employeur après consultation du comité d’entreprise (ou à défaut des délégués du personnel) s’il en existe.
L’employeur qui prend en charge tout ou partie des frais de transports personnels engagés par ses salariés doit en faire bénéficier à l’ensemble des salariés remplissant les conditions requises.
Modalités de remboursement
Il appartient à chaque salarié de fournir à l’employeur les éléments justifiant cette prise en charge.
En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement.
Les sommes versées par l’employeur à ses salariés au titre de la prise en charge des frais de carburant sont exonérées de toute cotisation d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 euros par an.
Sanctions
Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie. La non-inscription à compter du 1er avril 2009 rendra l’employeur passible d’une amende (contravention de 3e classe).
Le fait pour chaque employeur de méconnaître ces dispositions relatives à la prise en charge des frais de transport est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe.
